Algemene voorwaarden en privacyverklaring

Asfaloth BV Algemene Voorwaarden.

Asfaloth BV is de overkoepelende organisatie waaronder vallen:

  • De Academie voor Toegepaste Astrologie, die een beroepsopleiding astrologie op HBO-niveau verzorgt,
  • Stichting Odrerir, die een opleiding Symbolische Psychologie op basis van C.G. Jung verzorgt, en
  • Stichting Achernar, die workshops, lezingen en een snuffelcursus astrologie verzorgt.

Activiteiten
De Academie voor Toegepaste Astrologie, Stichting Odrerir en Stichting Achernar bepalen de opzet, inhoud, indeling, locatie en het rooster en alle verdere invulling van de activiteiten, en behouden zich het recht voor deze te wijzigen of bij onvoldoende deelname te laten vervallen. Wanneer een activiteit niet door kan gaan, zullen alle vooruitbetaalde deelnamekosten worden geretourneerd.

Inschrijving
Voor alle activiteiten van de onder Asfaloth vallende opleidingen geschiedt inschrijving via het formulier op de website van Asfaloth. Het verzenden van dit formulier betekent dat u vanaf dat moment bent ingeschreven en een betalingsverplichting hebt. Inschrijvingen geschieden in volgorde van binnenkomst. Bij overschrijding van het maximaal aantal deelnemers is de volgorde van binnenkomst van de inschrijving bepalend voor het verkrijgen van de plaats. Door in te schrijven verklaart de deelnemer kennis te hebben genomen van de Algemene Voorwaarden en hiermee akkoord te gaan.
De inschrijving geldt voor de volgende perioden:

  • Academie voor Toegepaste Astrologie:
    • studenten en toehoorders: tot en met het studiejaar waarin wij een opzegging hebben gekregen.
    • Losse modules: alleen voor de duur van de module waarvoor ingeschreven is.
  • Stichting Odrerir:
    • Voor de driejarige basisopleiding: de inschrijving is voor de gehele duur van drie jaar. Tussentijds opzeggen is altijd mogelijk, zie ‘ Annulering’.
    • Voor de verdiepingsjaren: de inschrijving is voor de duur van dat studiejaar. Voor elk verdiepingsjaar moet apart ingeschreven worden.
  • Stichting Achernar: alleen voor de duur van de activiteit waarvoor ingeschreven is.

Betaling
Bij inschrijving dient de aanbetaling direct voldaan te worden. De deelnamekosten voor de betreffende activiteit zijn bij vooruitbetaling verschuldigd en opeisbaar. In de deelnamekosten zijn, indien van toepassing, stencils begrepen, maar geen boeken en andere lesmaterialen. De volledige betaling, of indien gespreide betaling is overeengekomen de eerste termijnbetaling, dient voor de aanvang van de activiteit waarop u zich heeft ingeschreven te zijn voldaan. De deelnemer draagt zorg voor een correcte en tijdige betaling van het verschuldigde bedrag of de overeengekomen termijnen. Indien hierbinnen geen betaling is geschied, is voor iedere maand of gedeelte daarvan wettelijke rente verschuldigd. Alle kosten veroorzaakt door niet-tijdige betaling, zowel gerechtelijke als buitengerechtelijke kosten, komen voor rekening van de deelnemer, zulks met een minimum van € 50,-

BTW
Asfaloth is CRKBO-erkend en is daardoor vrijgesteld van BTW. Wanneer er door landelijke of Europese regelgeving toch een Btw-verplichting wordt opgelegd, behoudt Asfaloth zich het recht voor om dit voor het nog lopende cursusjaar door te berekenen.

Annulering
Een annulering dient schriftelijk te geschieden; wij bevestigen uw opzegging schriftelijk. De opzegging is uitsluitend geldig wanneer deze schriftelijk door ons is bevestigd.
U kunt kosteloos annuleren tot 30 dagen voor de aanvang van de betreffende activiteit (gerekend tot en met de dag voorafgaande aan de activiteit); eventueel al betaalde deelnamekosten worden dan geretourneerd met uitzondering van de aanbetaling; deze laatste blijft u verschuldigd. Indien geen aanbetaling verschuldigd was, wordt € 35,- aan kosten ingehouden voor meerdaagse activiteiten en € 12,50 voor workshops. Bij annulering tot 10 dagen voor de aanvang van de activiteit, gerekend tot en met de dag voorafgaande aan de activiteit, bent u de helft van de deelnamekosten verschuldigd. Daarna bent u het hele bedrag verschuldigd, ongeacht de reden van de annulering. Hierop is geen uitzondering mogelijk.
Na inschrijving voor een meerjarige opleiding kunt u te allen tijde opzeggen; u bent bij annulering gedurende een studiejaar slechts de deelnamekosten voor dat studiejaar verschuldigd.

Niet gevolgde lessen Symbolische Psychologie
Aan het einde van de 3-jarige opleiding wordt een bewijs van toehoorderschap uitgereikt aan iedere student die minder dan 15% van de lessen heeft verzuimd. Het alsnog inhalen van lessen in een ander jaar is in principe mogelijk, maar uitsluitend als er plaats is in de betreffende groep. Deze inhaallessen worden in rekening gebracht tegen een gereduceerd tarief. Ook voor de verdiepingsjaren geldt een maximum verzuim van 15% om een bewijs van toehoorderschap te verkrijgen.

Auteursrechten
Zowel het schriftelijk uitgereikte als het mondeling overgedragen lesmateriaal als alle materialen en informatie die via de digitale leeromgeving worden aangeboden blijven eigendom van Asfaloth BV en mogen op geen enkele wijze worden doorgegeven, afgestaan of verkocht aan anderen. Dit betekent dat ook aantekeningen en dictaten van het lesmateriaal en de daarin behandelde voorbeelden niet mogen worden verspreid, noch worden uitgedeeld of doorgegeven, in de breedst mogelijke zin. Ook is het opnemen van de lessen (zowel op locatie als online) op beeld- en/of geluidsdrager in welke vorm dan ook niet toegestaan. Asfaloth behoudt zich het recht voor om de eventuele schade te verhalen op degene die deze bepaling schendt.

Privacy
Asfaloth BV voldoet aan alle regels van de AVG. De privacyverklaring staat integraal hieronder.

Versie 2018-05-01


Privacy verklaring Asfaloth BV

Asfaloth BV, waaronder vallen: de Academie voor Toegepaste Astrologie, Stichting Achernar en Stichting Odrerir, heeft alles in het werk gesteld om uw privacy te waarborgen en houdt zich aan de geldende wet- en regelgeving. Dat betekent ook dat wij voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Asfaloth BV is gevestigd op:
Amsterdamseweg 156, 1182 HK Amstelveen (school, kantoor en administratie)
Amsterdamseweg 479, 1181 BR Amstelveen (online klassen)
KvK nummer: 33301425
BTW nr. 8076.88.988.B.01

Hieronder krijgt u een overzicht van wat wij noodzakelijkerwijs verzamelen, hoe wij uw gegevens bewaren en voor hoe lang. Op deze manier brengen wij u op de hoogte van wat er met uw persoonsgegevens gebeurt, en laten wij zien dat wij uw rechten kennen en respecteren. Wanneer u een nadere toelichting wenst of nog vragen heeft, zijn wij te allen tijde bereid deze te beantwoorden.1 –

1 – Algemeen

  • De persoonsgegevens die wij van u verzamelen zijn in overeenstemming met het doel waarvoor u ze heeft verstrekt. In paragraaf 2 staat een overzicht van de doelen en de bijbehorende gegevens die wij bijhouden.
  • Het verwerken en bijhouden van de persoonsgegevens is beperkt tot alleen die gegevens die nodig zijn voor het omschreven doel.
  • Wij verwerken alleen gegevens waarvoor u toestemming heeft gegeven; hetzij een specifieke toestemming als het gaat om nieuwsbrieven, hetzij omdat u uw gegevens heeft vertrekt met het oog op het doen van een bestelling of het afsluiten van een abonnement.
  • Asfaloth verstrekt geen persoonsgegevens aan andere partijen, met uitzondering van die gevallen waarbij de verstrekking van gegevens noodzakelijk is voor het aangegeven doel, of wanneer dit van rechtswege gevraagd wordt. In zulke gevallen is de verstrekking met waarborgen omgeven. Zie paragraaf 5.
  • Asfaloth heeft alle verplichte maatregelen genomen om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen, zowel op het technische als op het organisatorische vlak.
  • Asfaloth gebruikt geen cookies en is niet van plan deze te gaan gebruiken.
  • Indien nodig of door de wet vereist zal Asfaloth de privacyverklaring aanpassen of aanvullen. Op onze website zal steeds de geldende en actueelste versie te zien zijn.

2 – Waarvoor verzamelen wij gegevens

  • Voor het uitvoeren van een bestelling of andere opdracht
  • Voor het plaatsen van een opdracht bij leveranciers
  • Voor het bijhouden van de studentenadministratie
  • Voor het versturen van nieuwsbrieven
  • Voor het voeren van correspondentie omtrent bestellingen, opdrachten, studentenadministratie en nieuwsbrieven
  • Voor algemene administratieve doeleinden zoals voorgeschreven door wet- en regelgeving, met name de belastingdienst.

3 – Welke gegevens houden wij bij

3.1 Bestelling of opdracht die wij krijgen of plaatsen:

  • Naam organisatie en indien nodig ook naam contactpersoon
  • Naam persoon bij een persoonlijke bestelling of opdracht
  • Adresgegevens: straat en huisnummer, postcode, plaats en land, en/of postbusnummer en postcode, plaats en land.
  • Telefoonnummer(s)
  • Emailadres(sen)
  • IBAN Bankrekeningnummer en tenaamstelling
  • In geval van een zakelijke overeenkomst of bestelling ook het BTW nummer

3.2 Nieuwsbrieven: u kunt zich opgeven voor de nieuwsbrief via een formulier op onze website, via een invulformulier op congressen, bijeenkomsten, workshops, lezingen en dergelijke, via een aanvraagkaart in een boek van de uitgeverij Symbolon of BF Uitgeverij, per email of door afgifte van een visitekaartje. Voor de nieuwsbrief houden we bij:

  • Naam
  • Email adres

3.3 Studentenadministratie:

  • Naam
  • Adresgegevens: straat en huisnummer, postcode en plaats, en/of postbusnummer en postcode en plaats
  • Geslacht (met het oog op de aanhef)
  • Telefoonnummer(s)
  • Emailadres(sen)
  • IBAN Bankrekeningnummer en tenaamstelling
  • Inschrijfformulier
  • Presentielijst
  • Studentenvolgsysteem:
    • Opleidingen, cursussen, modules en workshops waarop ingeschreven is
    • Betalingen: doel, bedrag(en) en datum(s), inclusief betalingsregelingen en aparte afspraken.
    • Bij toetsen: de gemaakte toets, datum, beoordeling
    • Reflectieverslagen
    • Eventuele individueel gemaakte afspraken met cursisten waarvoor een administratieve notitie noodzakelijk is voor het verdere verloop van de cursus

3.4 Betalingen aan medewerkers en gastdocenten:

  • Naam
  • Adresgegevens: straat en huisnummer, postcode, plaats en land
  • Telefoonnummer(s)
  • Emailadres(sen)
  • IBAN Bankrekeningnummer en tenaamstelling
  • BSN nummer

3.5 Minderjarigen
Asfaloth is er niet op gericht om gegevens te verzamelen van jongeren die nog geen 16 jaar zijn. Gezien onze producten is het ook niet waarschijnlijk dat deze zich bij ons aanmelden. De controle op de leeftijd is bijzonder lastig. Mocht u merken dat een jongere zijn of haar gegevens aan ons ter beschikking heeft gesteld zonder ouderlijke toestemming, dan verzoeken wij u dit aan ons te melden, zodat wij actie kunnen ondernemen en de gegevens kunnen verwijderen. U kunt hiervoor mailen naar info@asfaloth.nl

4 – Bewaartermijn
Gegevens worden als volgt bewaard:

  • Nieuwsbrief: tot het moment van uitschrijving. Bij uitschrijven uit de nieuwsbrief worden de gegevens per direct verwijderd uit Laposta.
  • Studentenvolgsysteen: 20 jaar
  • De wettelijke bewaartermijn voor de algemene en financiële administratie is zeven jaar.

5 – Gegevens die aan derden verstrekt worden

  • Asfaloth verkoopt of verhandelt nooit gegevens.
  • Asfaloth maakt alleen voor de boven omschreven activiteiten gebruik van een paar vertrouwde derde partijen:
    • Scheepmaker Fiscale & Financiële dienstverlening BV, The Curve, T.T. Vasumweg 58 B, unit 8, 1033 SC Amsterdam
    • Cash software voor de financiële administratie
    • Laposta voor het versturen van nieuwsbrieven. Laposta voldoet aan de eisen van de AVG. Laposta is een door Nederlanders ontwikkeld Nederlands bedrijf. Symbolon heeft bewust gekozen om niet met een buitenlands bedrijf in zee te gaan en heeft een verwerkersovereenkomst met Laposta.
    • Deze partijen, ook wel verwerkers genoemd, waarborgen de veiligheid van uw persoonsgegevens; Symbolon heeft verwerkingsovereenkomsten met alle genoemde partijen.
  • De gegevens onder beheer van Asfaloth blijven binnen Nederland; Asfaloth is niet verbonden met partijen binnen de EU of daarbuiten.
  • Voor de online klassen wordt het programma GoToMeeting gebruikt. Dit bedrijf krijgt geen persoonsgegevens; alles vindt plaats via de beveiligde computer van Asfaloth en Asfaloth zelf stuurt de uitnodigingen voor de online klassen aan studenten.
  • Alleen in uitzonderingsgevallen – te denken valt aan een verzoek of bevel van de politie of de belastingdienst – zal Asfaloth door de wet gedwongen zijn om gegevens af te staan aan andere dan de partijen waarmee Asfaloth zakelijke afspraken heeft gemaakt.

6 – Bescherming van uw gegevens binnen ons bedrijf

  • Alle data van het studentenvolgsysteem staan op een beveiligde server die niet met de cloud verbonden is. De data worden ook niet via de cloud er opgezet, maar alleen via het interne netwerk van Asfaloth.
  • De server en de computers waarop de data worden bijgehouden zijn beveiligd met de actueelste beveiligingssoftware en hebben een gebruikersnaam en wachtwoord.
  • Degenen die de data invoeren en beheren staan onder een geheimhoudingsplicht. Zij zijn zich zeer bewust van het belang van de bescherming van uw gegevens.
  • Asfaloth test regelmatig zowel de technische als de organisatorische procedures.
  • Asfaloth maakt regelmatig een back-up van de data om deze in geval van een computerstoring of -crash te gebruiken om de bestanden te vervangen. Ook deze back-up is beveiligd met de laatste software en met een gebruikersnaam en wachtwoord.

7 – Uw rechten

  • U heeft er te allen tijde recht op om te weten met welke gegevens u bij ons geregistreerd staat, en deze gegevens indien nodig in te zien, door ons te laten rectificeren of te laten verwijderen.
  • U heeft het recht om alle door u aan ons verstrekte gegevens te laten overdragen, hetzij aan uzelf, hetzij aan een door u aangewezen derde partij. Asfaloth zal alleen die gegevens blijven bewaren waartoe wij wettelijk verplicht zijn.
  • In alle gevallen waarin inzage of wijziging wordt verlangd, vragen wij u om u te legitimeren; dit om er zeker van te zijn dat we met de juiste persoon te maken hebben. Pas na legitimatie kunnen we uw verzoek(en) inwilligen.

8 – Als dingen niet naar wens gaan
Mocht u een klacht hebben over beheer en verwerking van uw persoonsgegevens, dan horen wij dat graag om het zo snel mogelijk te kunnen oplossen. Mocht onze inspanning voor u niet naar tevredenheid zijn, wat we zeer zouden betreuren, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, het toezichthoudende orgaan op het gebied van de bescherming van uw privacy.

Asfaloth privacyverklaring versie 1 mei 2018